در سيستم اتوماسيون اداري كاركردهاي گوناگوني وجود دارد تا به نيازهاي تمام رده‌هاي مختلف استفاده كنندگان پاسخ داده شود. اما استفاده از اين كاركردها بايد مديريت شود، زيرا هريك از گروه‌هاي كاري به تعداد معيني از اين كاركردها نياز دارند و بايد تنها دسترسي به اين كاركردها به آنان داده شود. يكي از اين دسترسي‌ها مديريت سيستم مكاتبات است و در هرسازمان به‌طور معمول اين دسترسي به يك نفر داده مي‌شود كه سمت مدير سيستم را دارد . مدير سيستم اختيارات گسترده‌اي داشته و مي‌تواند از تمام امكانات پيش‌بيني شده در سيستم استفاده كند. دادن دسترسي‌هاي مختلف به كاربران نيز در اختيار مدير سيستم است.

برای کاستن از بار مدیر سیستم در سازمان‌های بزرگ و پراکنده، مدیر سیستم و یا کاربری که دسترسی‌های لازم را داشته باشد، می‌تواند مدیران سیستم محلی تعریف کند. هر مدیر سیستم محلی، در محدوده بخشی از سازمان اختیارات معینی خواهد داشت.

در این صفحه می‌خوانید پیداناپیدا

	دیدن حوزه مدیریت سیستم

• از منوهاي بالاي صفحه، روي گزينه اطلاعات پايه كليك كنيد.
• از گزينه‌هاي نمايان شده، روي گزينه گردش مكاتبات كليك كنيد.
• از فهرست باز شده روي گزينه  حوزه مديريت سيستم كليك كنيد. شكل زير حوزه مديريت سيستم از قبل تعريف شده را نشان مي‌دهد.

بالاي صفحه براي جستجو است. براي توضيح به جستجو در فهرست نگاه كنيد.

بالای صفحه

	تعریف حوزه مدیریت سیستم

در جدول حوزه مديريت سيستم، روي دگمه جديد كليك كنيد تا صفحه تعريف حوزه مديريت سيستم مانند شكل زير نمايش داده شود.

 عنوان

براي حوزه مديريت سيستم نام مناسبي را در مستطيل رويروي عنوان تايپ كنيد.

كد

اگر مايل بوديد، براي حوزه مديريت سيستم كد شامل عدد، حرف و يا تركيبي از آن‌ها را در مستطيل روبروي كد تايپ كنيد.

نكته: هنگام نصب سيستم، مي‌توان گزينه‌اي را انتخاب كرد كه شناسه ركورد به عنوان كد درج ‌شود. اگر آن گزينه انتخاب شده باشد، با تعريف يك حوزه مديريت جديد و يا ويرايش جوزه مديريتي كه كد ندارد، پس از كليك روي دگمه ثبت، فيلد كد مقدار دهي شده است.

مديران سيستم

سمت‌های سازماني كه به عنوان مدير سيستم محلي، از بخشي از اختيارات مدير سيستم مكاتبات، اما تنها در مورد سمت‌های سازماني حوزه مديريت، برخوردارند ولي براي سمت‌هاي ديگر چنين اختياري ندارند. مديران سيستم محلي را با استفاده از انتخاب از فهرست پس از جستجو و يا انتخاب از روي كد تعيين كنيد. 

حوزه مديريت

سازمان‌هایی که در این فیلد وارد می‌شود، ریشه حوزه مدیریت است. ریشه حوزه مديريت را با استفاده از انتخاب از فهرست پس از جستجو و يا انتخاب از روي كد تعيين كنيد.  سمت‌های سازمانی ریشه و سمت‌های زیر پوشش آن‌ها، مجموعاً حوزه مدیریت را تشکیل داده و حوزه اختیارات مدیر سیستم محلی را مشخص می‌کند.

با انتخاب یک سمت سازمانی در حوزه مدیریت، نباید هیچ کدام از سمت‌های زیر پوشش آن را تا هر عمقی و نیز مافوق آن‌ها را تا هر ارتفاعی، در حوزه مدیریت گذارد وگرنه پیامی مانند شکل زیر نشان داده می‌شود.

به این ترتیب سازمان‌های ریشه، یا مافوق و زیر پوشش نداشته و یا اگر دارد، هیچ کدام در حوزه مدیریت گذارده نمی‌شود.

در پايان روي دگمه ثبت كليك كنيد تا در سيستم ذخيره شود.

بالای صفحه

	احتیارات مدیر سیستم محلی

کاربر عادی که مدیر سیستم محلی نباشد، با داشتن دسترسی‌های معین، برای ارجاع گیرنده، فرستنده، حوزه نمایش اعلان، ویرایش سازمان، امضا از طرف،.... اختیار معینی را دارد. اگر کاربر مدیر سیستم محلی باشد، حوزه اختیار او نسبت به کاربری که مدیر سیستم محلی نیست، اما همان دسترسی‌ها را دارد، فراتر می‌رود. در این بخش اختیاراتی توضیح داده شده است که مدیر سیستم محلی بیش از کاربر عادی دارد.

دسترسی به نامه

اگر سمت‌های حوزه مدیریت شرط‌های دسترسی به یک نامه را داشته باشند، مدیر سیستم محلی نیز به آن نامه دسترسی دارد.

مشاهده سازمان‌ها

به کاربر عادی که دسترسی مشاهده سازمان را داشته باشد، تنها سازمان‌های خارجی نشان داده می‌شود. اگر کاربر عادی مدیر سیستم محلی باشد، تمام سازمان‌های خارجی و نیز سازمان‌های داخلی حوزه مدیریت را نیز می‌بیند.

تعریف سازمان

‌هر کاربری برای تعریف سازمان داخلی و یا خارجی، باید به ترتیب دسترسی تعریف سازمان داخلی و یا تعریف سازمان خارجی را داشته باشد. کاربر عادی که مدیر سیستم محلی نباشد، تنها می‌تواند سازمان های خارجی را تعریف کند، حتی اگر دسترسی تعریف سازمان داخلی را داشته باشد. اما کاربر عادی که مدیر سیستم محلی باشد، می‌تواند بجز سازمان‌های خارجی، سازمان‌های داخلی را نیز تعریف کند به شرط آن که مافوق آن یکی از سمت‌های حوزه مدیریت باشد.

ویرایش سازمان

هر کاربری برای ویرایش سازمان داخلی و یا خارجی، باید به ترتیب دسترسی ویرایش سازمان داخلی و یا ویرایش سازمان خارجی را داشته باشد. کاربری که مدیر سیستم محلی نباشد، تنها می‌تواند سازمان های خارجی را ویرایش کند. اما کاربری که مدیر سیستم محلی باشد، می‌تواند بجز سازمان‌های خارجی، سازمان‌های حوزه مدیریت بجز ریشه، را نیز ویرایش کند.

مدیر سیستم محلی، هنگام ویرایش سازمان، می‌تواند:

•    هر شخصی را در فیلد اشخاص اضافه کرده و یا حذف کند.
•   در تعیین سمت‌های حوزه ارجاع، حوزه اعلان، حوزه پیام، حوزه تولید کنندگان نامه و حوزه گیرنده داخلی، سمت خود و زیر پوشش و نیز سمت‌های حوزه مدیریت انتخاب کند.

حذف سازمان

کاربری می‌تواند سازمان را حذف کند که دسترسی حذف سازمان داخلی و یا حذف سازمان خارجی را داشته باشد. کاربری که مدیر سیستم محلی نباشد، تنها می‌تواند سازمان‌های خارجی را حذف کند. کاربری که مدیر سیستم محلی باشد، بجز سازمان‌های خارجی، می‌تواند سازمان‌های حوزه مدیریت بجز ریشه، را نیز حذف کند:

صدور نامه

مدیر سیستم محلی، هنگام صدور و در تعیین سمت‌های تهیه کننده محتوا، پاراف کنندگان، فرستنده و امضا کنندگان، علاوه بر سمت‌هایی که کاربر عادی حق انتخاب دارد، می‌تواند سمت‌های حوزه مدیریت را نیز انتخاب کند.

مشاهده

مدیر سیستم محلی با داشتن دسترسی‌‌ مشاهده اشخاص می‌تواند فهرست اشخاص زیر را ببیند:

•     سمت نداشته باشند.
•     تمام سمت‌های آن اشخاص خارجی باشد.
•     اگر سمت داخلی دارند، حداقل یکی از آن سمت‌های داخلی جزو حوزه مدیریت آن اشخاص باشد.

حذف اشخاص

مدیر سیستم محلی با داشتن دسترسی‌‌ حذف اشخاص می‌تواند اشخاص زیر را حذف کند:

•     سمت نداشته باشند.
•     تمام سمت‌های آن اشخاص خارجی باشد.
•     اگر سمت داخلی دارند، تمام سمت‌های داخلی جزو حوزه مدیریت بجز ریشه، باشد.

ویرایش اشخاص

مدیر سیستم محلی با داشتن دسترسی‌های مشاهده اشخاص و ویرایش شخص، می‌تواند اشخاص زیر را ویرایش کند:

•     سمت نداشته باشند.
•     تمام سمت‌های آن اشخاص خارجی باشد.
•     اگر سمت داخلی دارند، حداقل یکی از سمت‌های داخلی در حوزه مدیریت بجز ریشه، باشد.

او در ویرایش آن اشخاص می‌تواند:

•     مشخصات فردی شخص را تنها در صورتی تغییر دهد که تمام سمت‌های داخلی آن اشخاص در حوزه مدیریت بجز ریشه، باشد، وگرنه سیستم پیام خطا خواهد داد.
•     تنها سمت‌های خارجی و یا سمت‌های حوزه مدیریت، بجز ریشه را حذف کند و یا آن‌ها را به سمت‌های او بیافزاید.

اگر مدیر سیستم محلی در ویرایش یک شخص بخواهد سمت بیرون حوزه مدیریت و یا سمت ریشه را حذف کند، پیام هشداری مانند شکل زیر نشان داده می‌شود.

اگر مدیر سیستم محلی در ویرایش یک شخص، سمت‌های او را چنان حذف کند که، تمام سمت‌های داخلی باقی مانده، بیرون حوزه مدیریت او باشد، پیام هشداری مانند شکل زیر نشان داده می‌شود.

تعریف شخص

مدیر سیستم محلی با داشتن دسترسی تعریف شخص، می‌تواند شخص جدید تعریف کرده و در تعیین سمت او، تنها سمت‌های خارجی و یا سمت‌های حوزه مدیریت بجز ریشه، را انتخاب کند.

امضا از طرف

هر کاربری برای تعریف امضا از طرف، باید دسترسی تعریف امضا از طرف را داشته باشد. مدیر سیستم محلی، هنگام تعیین صاحب امضا و یا امضا کنندگان از طرف، علاوه بر سمت‌هایی که کاربر عادی حق انتخاب دارد، می‌تواند سمت‌های حوزه مدیریت را نیز انتخاب کند.

نمایش فهرست ارجاعات و ارجاعات به عنوان سابقه نامه

اگر در تنظیمات سطح سیستمی، گزینه فهرست ارجاعات و ارجاعات به عنوان سابقه براساس ساختار سازمانی محدود شود، انتخاب شده باشد، فهرست ارجاعات و ارجاعات به عنوان سابقه نامه نمایش داده شده به کاربر فیلتر می‌شود. اگر مدیر سیستم محلی به یک نامه دسترسی داشته باشد، فهرست ارجاعات و  ارجاعات به عنوان سابقه‌ای از آن نامه نمایش داده می‌شود که سمت‌های حوزه مدیریت ارجاع دهنده و یا ارجاع گیرنده باشد.

نمایش فهرست اقدامات نامه

اگر در تنظیمات سطح سیستمی، گزینه فهرست اقدامات نامه براساس ساختار سازمانی محدود شود، انتخاب شده باشد، فهرست اقدامات نامه نمایش داده شده به کاربر فیلتر می‌شود. اگر مدیر سیستم محلی به یک نامه دسترسی داشته باشد، فهرست اقداماتی از آن نامه نمایش داده می‌شود که سمت‌های حوزه مدیریت اقدام کننده باشد.

حوزه کاربرد اسناد مرتبط

مدیر سیستم محلی در تعیین حوزه کاربرد اسناد مرتبط، علاوه بر سمت‌هایی که کاربر عادی حق انتخاب دارد، می‌تواند سمت‌های حوزه مدیریت را نیز انتخاب کند.

حذف دسته‌ای پیام

در حذف دسته‌ای پیام، تنها پیام‌هایی حذف خواهد شد که سمت فرستنده و نیز سمت تمام گیرندگان پیام در حوزه مدیریت سیستم باشد.

حوزه نمایش اعلان

مدیر سیستم محلی در تعیین حوزه نمایش اعلان، علاوه بر سمت‌هایی که کاربر عادی حق انتخاب دارد، می‌تواند سمت‌های حوزه مدیریت را نیز انتخاب کند.

ویرایش مشخصات و محتوای نامه صادره ثبت نهایی شده

بجز نامه‌هایی که کاربر عادی می‌تواند مشخصات و یا محتوای آن‌ها را ویرایش کند، مدیر سیستم محلی می‌تواند مشخصات و محتوای نامه‌های زیر را نیز که به آن دسترسی داشته باشد، ویرایش کند:

الف - نامه‌ای که ارجاع نشده باشد - اگر در نامه صادره، فرستنده جزو سمت‌های حوزه مدیریت باشد.

ب - نامه‌ای که ارجاع شده باشد - علاوه بر شرط مربوط به نامه‌های ارجاع نشده، اگر تمام ارجاع گیرندگان جزو سمت‌های حوزه مدیریت آن باشد.

صاحبان نقش

کاربری که دسترسی‌های مشاهده فهرست نقش‌ها و مشاهده فهرست کاربران نقش‌ها را داشته باشد:

•    فهرست نقش‌هایی به کاربر نشان داده می‌شود که او تمام دسترسی‌های آن نقش‌ها را داشته باشد.
•    صاحبان هیچ کدام از نقش‌ها به کاربر نشان داده نمی‌شود، اما اگر کاربر مدیر سیستم محلی باشد از صاحبان هر نقش، تنها کاربرانی به او نشان داده می‌شود که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.
•    اگر مدیر سیستم محلی دسترسی حذف کاربر از کاربران نقش  را داشته باشد، می‌تواند از صاحبان هر نقشی که به او نشان داده می‌شود، کاربرانی را حذف کند.
•    اگر مدیر سیستم محلی دسترسی افزودن کاربر به کاربران نقش را داشته باشد، به هر نقشی که به او نشان داده می‌شود، می‌تواند کاربرانی را به صاحبان آن بیافزاید که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.

صاحبان دسترسی

کاربری که دسترسی‌های مشاهده فهرست دسترسی‌ها و مشاهده کاربران دارای یک دسترسی را داشته باشد:

• فهرست دسترسی‌هایی به کاربر نشان داده می‌شود که خود او دارد.
• صاحبان هیچ کدام از دسترسی‌ها به کاربر نشان داده نمی‌شود، اما اگر کاربر مدیر سیستم محلی باشد از کاربران هر دسترسی، تنها صاحبانی به او نشان داده می‌شود که تمام سمت‌های آن‌ صاحبان در حوزه مدیریت باشد.

کاربران برنامه‌های زمانی

کاربری که دسترسی‌های مشاهده فهرست برنامه‌های زمان‌بندی و مشاهده فهرست کاربران برنامه‌های زمان‌بندی را داشته باشد:

•    فهرست تمام برنامه‌های زمانی را خواهد دید.
•    کاربران هیچ کدام از برنامه‌های زمانی به کاربر نشان داده نمی‌شود، اما اگر کاربر مدیر سیستم محلی باشد از کاربران هر برنامه زمانی، تنها کاربرانی به او نشان داده می‌شود که تمام سمت‌های آن‌ کاربران در حوزه مدیریت باشد.
•    اگر مدیر سیستم محلی دسترسی حذف کاربر از کاربران برنامه زمان‌بندی را داشته باشد، می‌تواند از هر برنامه زمانی که کاربرانش به او نشان داده می‌شود، کاربرانی را حذف کند.
•    اگر مدیر سیستم محلی دسترسی افزودن کاربر به کاربران برنامه زمان‌بندی را داشته باشد، می‌تواند به هر برنامه زمانی، کاربرانی را بیافزاید که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.

کاربران کامپیوترهای مجاز

کاربری که دسترسی‌های نمایش فهرست کامپیوترهای مجاز و مشاهده فهرست کاربران کامپیوترهای مجاز را داشته باشد:

•    فهرست تمام کامپیوترهای مجاز را خواهد دید.
•    کاربران هیچ کدام از کامپیوترهای مجاز به کاربر نشان داده نمی‌شود، اما اگر کاربر مدیر سیستم محلی باشد از کاربران هر کامپیوتر مجاز، تنها کاربرانی به او نشان داده می‌شود که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.
•    اگر مدیر سیستم محلی دسترسی حذف کاربر از کاربران کامپیوترهای مجاز را داشته باشد، می‌تواند از هر کامپیوتر مجاز که کاربرانش به او نشان داده می‌شود، کاربرانی را حذف کند.
•    اگر مدیر سیستم محلی دسترسی افزودن کاربر به کاربران کامپیوترهای مجاز را داشته باشد، می‌تواند به هر کامپیوتر مجاز، کاربرانی را بیافزاید که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.

کاربران

مدیر سیستم محلی :

•    با داشتن دسترسی‌ مشاهده فهرست کاربران، فهرست کاربرانی به او نشان داده می‌شود که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.
•    با داشتن دسترسی  ویرایش مشخصات کاربر و حذف کاربر، کاربرانی را می‌تواند ویرایش و یا حذف کند که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.
•    با داشتن دسترسی توقف عملیات کاربر، کاربرانی را می‌تواند متوقف کند که تمام سمت‌های آن کاربران در حوزه مدیریت باشد.
•    با داشتن دسترسی تعریف کاربر، برای اشخاصی می‌تواند شناسه کاربری تعریف کند که تمام سمت‌های آن اشخاص در حوزه مدیریت باشد.

بالای صفحه

	ویرایش حوزه مدیریت سیستم

•    در صفحه فهرست حوزه مديريت سيستم، روي نشان كليك كنيد تا صفحه مربوط به مشخصات آن حوزه نمايش داده شود.
•    هرآن‌چه را مي‌خواهيد، ويرايش كنيد.
•    روي دگمه ثبت كليك كنيد.

بالای صفحه

	حذف حوزه مدیریت سیستم

•    در صفحه فهرست حوزه مديريت سيستم، يك يا چند حوزه را انتخاب كنيد.
•    روي دگمه حذف كليك كنيد.
•    در پيام هشدار سيستم روي دگمه بله كليك كنيد.

بالای صفحه

	نشان‌ها

• : با كليك روي اين نشان در ستون عمليات مربوط به يك حوزه، صفحه تعريف حوزه مديريت سيستم بدون آن كه بتوان آن را ويرايش كرد نمايش داده مي‌شود.
• : با كليك روي اين نشان در ستون عمليات مربوط به يك حوزه، پنجره تاريخچه آن حوزه مانند شكل زير باز مي‌شود.

بالای صفحه