اگر هر یک از امضا کنندگان مجاز به هر علتي نتوانند وارد سيستم شده و نامه را امضا كنند، براي پيش‌گيري از توقف كارها بايد کاربران ديگري بتوانند از طرف آنان نامه را امضا كنند. كاربري كه دسترسي تعريف امضا از طرف را داشته باشد، مي‌تواند براي يك كاربر به عنوان صاحب امضا، کاربرانی را تعيين كند كه آن‌ها از طرف او نامه را امضا كنند. امضا از طرف بر دو نوع است. در تنظیمات نصب سیستم می‌توان یکی از این دو نوع را انتخاب کرد:

• سمت محور - در این نوع امضا از طرف، هم برای صاحب امضا و هم برای امضا کنندگان از طرف، تنها سمت در نظر گرفته می‌شود. یعنی هر شخصی سمت صاحب امضا را برعهده بگیرد و سمت امضا کنندگان از طرف به هر شخصی داده شود، اجازه‌ای که صاحب امضا به کاربران دیگر داده تا از طرف او نامه را امضا کنند، هم‌چنان معتبر است. درتنظیمات نصب سیستم، به طور پیش‌فرض این گزینه انتخاب شده است.
• شخص-سمت محور - در این نوع امضا ازطرف، هم برای صاحب امضا و هم برای امضا کنندگان از طرف، سمت و شخص با هم در نظر گرفته می‌شود. یعنی اجازه‌ای که صاحب امضا داده است تا از طرف او نامه را امضا کنند، تا زمانی معتبر است که شخص او همان سمت را داشته باشد و اگر شخص دیگری آن سمت را برعهده گرفت، اجازه داده شده لغو می‌شود. هم‌چنین هر کدام از امضا کنندگان از طرف تا زمانی اجازه دارند از طرف صاحب امضا نامه را امضا کنند، که همان شخص آن سمت را داشته باشد.

در این صفحه می‌خوانید پیداناپیدا

	دیدن فهرست اجازه امضا از طرف

•     در قاب برنامه‌ها، ماوس را روي برنامه مکاتبات ببرید تا سرفصل‌های آن در کنار چپ صفحه نمایش داده شود.
•     در قاب سرفصل‌ها، روی جانشین دائم (صدور نامه از طرف) از سرفصل تعیین جانشین کلیک کنید.

هر ردیف، سمتی را نشان می‌دهد که به سمت یا سمت‌هایی دیگر اجازه داده‌ است از طرف او نامه را امضا کند. در این شکل تنها سمت صاحب امضا نشان داده شده است و فهرست را نیز تنها برحسب سمت صاحب امضا می‌توان جستجو کرد.

اگر در تنظیمات نصب سیستم، گزینه شخص-سمت محور انتخاب شده باشد، فهرست اجازه امضا از طرف مانند شکل زیر خواهد بود.

بالاي صفحه فهرست موضوعات براي جستجوست. براي توضيح به جستجو در فهرست نگاه كنيد. با کلیک روی نشان ، تاریخچه رکورد نمایش داده می‌شود. کاربر باید دسترسی مشاهده تاریخچه رکورد را داشته باشد. 

در این حالت شخص و سمت صاحب امضا نشان داده شده است و می‌توان فهرست را برحسب شخص و یا سمت صاحب امضا جستجو کرد.

کاربر عادی که دسترسی مشاهده امضا کنندگان از طرف داشته باشد، سمت خود و سمت‌هاي زیر پوشش تا هر عمقی را که به عنوان صاحب امضا تعیین شده باشد خواهد دید.

توجه: اگر در یکی از دو حالت سمت محور و یا شخص-سمت محور، برای کاربری اجازه امضا از طرف تعریف شده باشد، ممکن است در حالت دیگر، برای آن کاربر اجازه امضا از طرف تعریف شده و یا نشده باشد و اگر تعریف شده باشد، امضا کنندگان از طرف در دو حالت، ممکن است یکسان و یا متفاوت باشد.

بالای صفحه

	تعریف اجازه امضا از طرف

براي تعريف اجازه امضا از طرف، باید دسترسی تعریف امضا از طرف را داشته باشید. روي دگمه جديد كليك كنيد تا شكل زير نمايش داده شود:

صاحب امضا

صاحب امضا را می‌توان با استفاده از انتخاب از فهرست پس از جستجو و يا انتخاب از روي كد تعیین کرد. با کلیک روی نشان ، پنجره انتخاب از فهرست صاحب امضا باز می‌شود.

الف) امضا از طرف سمت محور - با کلیک روی دگمه نمایش همه موارد، تمام سمت‌هایی نشان داده می‌شود که کاربر اجازه دارد به عنوان صاحب امضا انتخاب کند. اگر بخواهید صاحب امضا را با انتخاب از روی کد تعیین کنید، باید کد سمت او را در مستطیل کد وارد کنید.

کاربر عادی که دسترسی تعریف امضا از طرف داشته باشد، بجز سمت خود، می‌تواند سمت‌هاي زیر را به عنوان صاحب امضا انتخاب کند:

•     سمت‌های زیر پوشش تا هر عمقی
•     سمت‌های حوزه مدیریت مدیر محلی

ب) امضا از طرف شخص-سمت محور - برای همان کاربر با کلیک روی نشان و سپس روی دگمه نمایش همه موارد، پنجره‌ای مانند شکل زیر باز می‌شود.

در این حالت از سمت‌هایی که کاربر عادی و یا مدیر سیستم محلی اجازه دارد به عنوان صاحب امضا انتخاب کند، تنها سمت‌هایی نشان داده شده است که هر کدام از آن‌ها را حداقل یک شخص برعهده دارد. مقایسه این شکل با شکل پیش نشان می‌دهد سمت‌های اداره عملیات و کارشناس ثبت سمت بدون شخص هستند. اگر روی دگمه نمایش همه موارد کلیک نکنید، می‌توان با انتخاب یکی از دو گزینه سمت‌ها و یا اشخاص، صاحب امضا را برحسب شخص و یا سمت جستجو کرد.

امضا کنندگان از طرف

تعیین امضا کنندگان از طرف نیز مانند تعیین صاحب امضا است با این تفاوت که می‌توان بیش از یک امضا کننده از طرف انتخاب کرد. در هر دو نوع امضا از طرف، در تعیین امضا کنندگان از طرف، نباید صاحب امضا را انتخاب کرد وگرنه سیستم پیام هشدار می‌دهد. در امضا از طرف سمت محور، شخص دارای دو سمت می‌تواند با یک سمت صاحب امضا و با سمت دیگرش امضا کننده از طرف باشد.

نكته: بسته به تنظیمات نصب سیستم اتوماسیون، اگر برای مقادیر فیلد امضا کنندگان از طرف، سمت و یا شخص-سمت یکسان انتخاب شود، پس از کلیک بر روی دگمه ثبت، سیستم امضا کنندگان از طرف تکراری را حذف می‌کند.

ثبت اجازه امضا از طرف 

روي دگمه ثبت كليك كنيد. با اين كار دگمه‌هاي جديد و ويرايش فعال مي‌شوند. در ویرایش امضا از طرف، صاحب امضا را نمی‌توان تغییر داد.

اگر پیش از این سمتی صاحب امضا باشد و در تعریف اجازه امضا از طرف جدید همان سمت انتخاب شود، امضا کنندگان از طرف جدید به موارد پیشین افزوده می‌شود، درست مانند آن که امضا از طرف قبلی ویرایش شده و مقدارهای جدیدی به فیلد امضا کنندگان از طرف افزوده شده باشد. به این ترتیب در فهرست اجازه امضا از طرف هیچگاه ردیف تکراری وجود ندارد.

نكته: هنگام تعريف اجازه امضا از طرف، دسترسي امضاي نامه در مورد صاحب امضا و امضا‌ كنندگان از طرف كنترل نمي‌شود. بنابراين ممكن است هنگام امضاي نامه چنين اجازه‌اي نداشته باشند.

نكته: اگر امضا كننده از طرف، براي خود سمتي را به عنوان امضا كننده از طرف تعيين كند، سمت اخير نمي‌تواند از طرف اولين صاحب امضا، نامه را امضا كند.

بالای صفحه

	ویرایش اجازه امضا ازطرف

کاربری می‌تواند اجازه امضا از طرف را ویرایش کند که دسترسی ویرایش امضا از طرف را داشته باشد. در فهرست اجازه امضا از طرف، با کلیک روی نشان در ستون عملیات یکی از ردیف‌ها، صفحه تعریف آن اجازه نشان داده می‌شود. شکل زیر این صفحه را برای اجازه امضا از طرف سمت محور نشان می‌دهد. برای اجازه امضا از طرف شخص-سمت محور نیز مانند همین شکل است همراه با اشخاصی که سمت‌ها را بر عهده دارند.

صاحب امضا را نمی‌توان تغییر داد. امضا کنندگان از طرف را تغییر داده و روی دگمه ثبت کنید کنید. اگر منصرف شدید، روی دگمه انصراف کلیک کنید.

بالای صفحه

	حذف اچازه امضا از طرف

کاربری می‌تواند اجاز امضا از طرف را حذف کند که دسترسی حذف امضا از طرف را داشته باشد. برای حذف اجازه امضا از طرف:

•    در فهرست اجازه امضا ازطرف، روي جايي از سطر يك يا چند ردیف كليك كنيد تا در مربع كنار راست آن‌ها تيك بخورد.
•    روي دگمه حذف كليك و در پيام هشدار سيستم روي دگمه بله كليك كنيد.
•    اجازه‌های امضا از طرف انتخاب شده حذف و سيستم پيام موفقيت را اعلام مي‌دارد.

در حالت امضا از طرف سمت محور:

•    اگر سمت صاحب امضا و یا سمت تمام امضا کنندگان از طرف از اطلاعات پایه حذف شود، اجازه امضا از طرف تعریف شده حذف خواهد شد.
•    اگر سمت یکی از امضا کنندگان از طرف از اطلاعات پایه حذف شود، آن امضا کننده از طرف، از تعریف اجازه امضا از طرف حذف خواهد شد.

در حالت امضا از طرف شخص-سمت محور:

•    اگر سمت و یا شخص صاحب امضا و نیز تمام امضا کنندگان از طرف حذف شود، اجازه امضا از طرف تعریف شده حذف خواهد شد.
•    اگر سمت و یا شخص یکی از امضا کنندگان از طرف حذف شود، آن امضا کننده از طرف، از تعریف اجازه امضا از طرف حذف خواهد شد.

بالای صفحه

	وضعیت امضاها

شكل زير وضعيت امضاي نامه‌اي را نشان مي‌دهد كه يكي از امضاها از طرف سمت ديگري انجام شده است.

در اولين امضا، یک تیرک قرمز به نام و سمت صاحب امضا اشاره کرده است و زیر آن، نام و سمت كسي درج شده كه از طرف او امضا كرده است.

نكته: هنگامی که نامه از طرف امضا شود، خواه امضا از طرف سمت محور باشد یا شخص-سمت محور، سمت و نیز شخص (در شکل بالا، سازمان بهره وری - مینا بهروزی) امضا کننده از طرف نشان داده می‌شود. اگر امضا از طرف سمت محور باشد، تنها سمت صاحب امضا نشان داده می‌شود. در شکل بالا که شخص صاحب امضا (فرشید کشواد) نیز درج شده است، امضا از طرف شخص-سمت محور بوده است.

بالای صفحه