بازکردن تنظیمات عمومی

 انتخاب کشور، زبان، تقویم، رنگ‌بندی، تعداد ردیف و ساعت محلی

 بار گذاری برنامه‌ها

چون سيستم اتوماسيون اداري بر مبناي وب است، کاربران ممکن است در کشورهاي متفاوتي باشند. کاربر مي‌تواند در يکي از کشورهاي ايران، انگلستان و يا آمريکا باشد. کشور را از فهرست کشويي انتخاب کنيد.

منوها، عنوان صفحه‌ها، ... مي‌تواند به يکي از دو زبان فارسي و يا انگليسي باشد. زبان سيستم را از فهرست کشويي انتخاب کنيد.

از فهرست کشویی تقویم یکی از سه گزینه شمسی، قمری و یا میلادی را انتخاب کنید. در بعضی از صفحه‌ها مانند کارتابل‌ها، نتیجه جستجو، ارجاعات، پیام‌ها، ... تاریخ برحسب نوعی که انتخاب شده است نشان داده می‌شود. هر نوع تاریخی انتخاب شود، در نوع تاریخ پیش‌فرض در صفحه ثبت مشخصات نامه وارده، یا در صفحه تعیین جانشین و مانند آن اثر ندارد.

در اين جا مي‌توان رنگ زمينه صفحه‌ها را از فهرست کشويي تعيين کرد. به جز رنگ کلاسيک که در شکل نشان داده شده است، رنگ‌هاي ديگر آبي، آکواريوم و طوسي است.

تعدادي از صفحه‌هاي سيستم يک فهرست از اقلام مختلف مانند اشخاص، سمت‌ها، موضوعات، گروه‌ها، .. است. از اين فهرست کشويي مي‌توان تعداد رديف در هر صفحه از يک فهرست را تعيين کرد. تعداد قابل انتخاب اعداد 10، 15، 25 ، 50 ، 75 و 100 است. هرچه تعداد رديف کمتر باشد، تعداد صفحه‌هاي يک فهرست بيشتر مي‌شود.

تاريخ و ساعت تمام فعاليت‌هاي کاربران مانند اقدام روي يک ارجاع، حذف يک نامه، ويراش مشخصات يک نامه، ... در سيستم ثبت مي‌شود. چون  ممکن است کاربران در منطقه‌هاي مختلف جغرافياي و در نتيجه ساعت محلي متفاوتي باشند، سيستم هنگام ثبت زمان، ساعت محلي را به ساعت محل سرور تبديل مي‌کند تا بتوان زمان فعاليت کاربران با ساعت هاي محلي متفاوت را با هم مقايسه کرد. هم‌چنين هنگام ارائه زمان يک فعاليت به کاربر، زمان ثبت شده در سرور را به ساعت محلي تبديل و آن را نمايش مي‌دهد. گزينه منطبق با سرويس دهنده مرکزي براي کاربراني مناسب است که منطقه جغرافيايي آن‌ها و در نتيجه ساعت محلي‌شان با محل سرور يکي است. ساعت محلي را با توجه به منطقه جغرافيايي از فهرست کشويي انتخاب کنيد.

اين برنامه، براي فعال كردن قابلیت استفاده از اسکنر و نرم‌افزار  Microsoft Word در داخل سیستم است. با اجراي اين برنامه، مي‌توان بدون آن که از سيستم اتوماسيون اداري خارج شد، نرم افزار Microsoft Word را فراخواند و يا فرمان هاي مربوط به اسکنر را اجرا کرد. عدد نگارش فعلی کلاینت باید یکی از نگارش‌هایی باشد که در تنظیمات سطح سیستمی نوشته شده است وگرنه هنگام ورود به سيستم هشداري مانند شكل زير داده مي‌شود.

 

 

نكته مهم: پيش از دريافت و نصب نسخه جديد بايد:

 

• نشان‌هاي ناپيدا در گوشه راست Taskbar را باز و روي نشان   راست كليك كرده و روي گزينه  Terminate كليك كنيد تا سرويس ام‌وات متوقف شود.
• در Control Panel گزينه Programs and Features را انتخاب و برنامه Emwat Service را برداريد (Uninstall)

 

با كليك روي اينجا در شكل بالا يك پنجره كوچك باز مي‌شود. روي دگمه Run كليك كنيد. پس از چند لحظه آن پنجره بسته شده و پنجره كوچك ديگري باز مي‌شود. در اين پنجره نيز بايد روي دگمه Run كليك كنيد تا آخرين نگارشي از ام‌وات كه در سرور است روي كامپيوترتان نصب شود.

اگر نسخه مرور IE8 و يا بالاتر باشد، در صفحه تنظيمات مانند شكل بالا برنامه ام وات براي بارگذاري ديده مي‌شود. اما اگر مرورگر IE7 و يا پايين‌تر باشد، مانند شكل زير برنامه جي پي ترانسفر (gp transfer) ديده مي‌شود که همان نقش برنامه ام‌وات را دارد ولي گاهي با اشکالاتي همراه است.  هم‌چنين اگر در تنظیمات سطح سیستمی و برای کاربری که دسترسی دارد، در تنظيمات شخصي/ سمتي گزینه جايگزيني gp به جاي ام وات، تیک خورده باشد، بدون توجه به نسخه مرورگر برنامه gp transfer براي بارگذاري نمايش داده مي‌شود.

 

 

 اگر يکي از اين دو برنامه نصب نشده و يا در حال اجرا نباشد، هنگام کار با نرم افزار Microsoft Word از داخل سيستم اتوماسيون اداري، مثلأ ثبت محتواي متني يک نامه، سيستم به شما پيغام خطا مي‌دهد.

اين برنامه براي کار با قلم نوري است. نوشتن پي‌نوشت در صفحه ارجاع نامه دو روش دارد:

الف - تايپ مستقيم و يا انتخاب از عبارت‌هاي ارجاعي  

ب - نوشتن با قلم نوري

براي آن که ارجاع دهنده بتواند با قلم نوري پي‌نوشت بنويسد، بايد برنامه اس وي جي را نصب کرده باشد.

 

 نکته: اگر در تنظيمات شخصي/سمتي، گزينه قلم نوري غير فعال شود تيک نخورده باشد و کاربر برنامه اس وي جي را روي کامپيوتر خود نصب نکرده باشد، در صفحه ارجاع نصب نشدن اين برنامه به کاربر پيغام داده مي‌شود. کاربر از همان صفحه نيز مي‌تواند اين برنامه را نصب کند و نيازي نيست به صفحه تنظيمات عمومي سيستم برگردد.

 

نکته: در نگارش‌هاي 6 و پايين‌تر سيستم مکاتبات، کاربر براي ديدن پي‌نوشت‌هاي نوشته شده با قلم نوري هم بايد اين برنامه را نصب و اجرا مي‌کرد. اما در نگارش‌های بالاتر سيستم مکاتبات، براي ديدن اين گونه پي‌نوشت نيازي به نصب اين برنامه ندارد.

 

کاربري را در نظر بگيريد که وارد سيستم اتوماسيون اداري نشده و برنامه ديگري مثلأ Microsoft Outlook را روي صفحه نمايش خود باز کرده است. با نصب برنامه پيام رسان اگر به کاربر نامه و يا پيام جديدي در سيستم مکاتبات برسد، يک هشدار دريافت مي‌کند تا بلافاصله از دريافت آن باخبر شود.

با نصب این برنامه، هنگام  درج داده در سند جديد می‌توان هم‌زمان بیش از یک تصویر را بارگذاری کرد.