سمتي است كه او نامه را ارجاع مي‌دهد. به طور پيش‌فرض ارجاع دهنده سمت كاربري است كه نامه‌ها را انتخاب كرده است. اگر شما به جانشینی کاربر دیگری وارد سیستم شده باشید، ارجاع دهنده پیش‌فرض نام وسمت جانشین کننده است

اگر شما مدیر سیستم بوده و یا دسترسی رئیس دفتر را داشته باشید، ارجاع دهنده در شکل بالا مانند شکل زیر است.

 

 

شما می‌توانید ارجاع دهنده پیش‌فرض را با کلیک روی نشان حذف کرده و سپس با استفاده از روش انتخاب از فهرست پيشنهادي و یا انتخاب از فهرست پس از جستجو، ارجاع دهنده دیگری را انتخاب کنید. مدیر سیستم می‌تواند هر سمتی را انتخاب کند. اگر شما جزو مسئولین یک دبیرخانه باشید، بجز خودتان سمت‌های حوزه فعالیت آن دبیرخانه را نیز می‌توانید به عنوان ارجاع دهنده انتخاب کنید.

ارجاع گيرندگان(سمت‌ها، مشاغل و یا عضوهای گروه سمت‌ها كه مخاطب ارجاع بوده و آن را دريافت خواهند كرد.) : در صفحه ارجاع اين تنها فيلدي است كه كنارش * دارد و تعيين آن اجباري است. اگر شما از طرف مدیرسیستم در ارجاع محدود شده‌ باشید، سمت‌های زیر را می‌توانید ارجاع گیرنده انتخاب کنید:

•    سمت بلافاصله مافوق، سمت‌های زیرپوشش و سمت‌های هم‌تراز خود
•    سمت‌های درج شده در حوزه ارجاع سمت خود و نيز سمت‌هاي زير پوشش هركدام كه گزينه سمت‌هاي تحت پوشش تيك خورده باشد
•    اگر شما جزو مسئولین یک دبیرخانه باشید، سمت‌های حوزه فعالیت آن دبیرخانه

 

اگر یک گروه سمت‌ها ارجاع گیرنده باشد، به عضوهایی از گروه که حداقل یکی از شرط‌های زیر را داشته باشد، نامه ارجاع نمی‌شود.

•    سمت عضو گروه، خارجی باشد
•    سمت عضو گروه، در حوزه ارجاع ارجاع دهنده نباشد
•    طبقه بندی‌نامه، از سطح طبقه‌بندی شخص عضو گروه بالاتر باشد

 

نكته: اگر یک شغل ارجاع گیرنده باشد، نامه به تمام سمت‌هایی ارجاع خواهد شد که آن شغل در تعریف سمت آنان باشد

نكته: اگر تمام اعضای گروه مشمول یکی از موارد بالا باشند به طوری که شما نتوانید به هیچ کدام از سمت‌های عضو گروه ارجاع دهید، سیستم پیام خطایی مانند شکل زیر نشان می‌دهد.

 

 

هم‌چنین اگر ارجاع گیرنده شغل بوده و آن شغل در تعریف هیج سمتی نباشد نیز، همین پیام نشان داده می‌شود. 

ارجاع گيرندگان را با استفاده از انتخاب از فهرست پيشنهادي و يا انتخاب از فهرست پس از جستجو تعیین كنيد.

 

نكته: هنگام انتخاب ارجاع گيرندگان با روش انتخاب از فهرست پس از جستجو، در برابر هر سمتي كه يك يا چند شخص آن را بر عهده دارند، همان سمت ولي بدون شخص نمايش داده مي‌شود. اگر سمت بدون شخص را براي ارجاع گيرنده انتخاب كنيد، هرشخصي چه اكنون و چه در آينده آن سمت را بر عهده گيرد، ارجاع گيرنده آن نامه خواهد بود. اما اگر سمت با شخص را انتخاب كنيد، تا زماني آن سمت ارجاع گيرنده است كه همان شخص آن سمت را داشته باشد و با تغيير شخص، آن سمت ديگر ارجاع گيرنده نخواهد بود. اگر براي ارجاع گيرنده، بجز سمت، شخصي هم كه آن سمت را دارد مهم است، سمت با شخص را انتخاب كنيد. اما اگر اهميتي ندارد كه چه شخصي آن سمت را دارد، سمت بدون شخص را انتخاب كنيد.

اگر نامه طبقه بندی محرمانه و یا بالاتر داشته باشد، بالای پنجره ارجاع مانند شکل زیر است.

 

 

در این حالت در جستجوی ارجاع گیرندگان، سمت‌هایی که طبقه‌بندی اشخاص آن پایین‌تر از طبقه‌بندی نامه باشد، برای انتخاب نشان داده نمی‌شود، اما سمت‌های داخلی بدون شخص و نیز برگزیده‌ها بدون توجه به سطح طبقه‌بندی اشخاص آن‌ها نشان داده می‌شود. اگر حداقل یک برگزیده انتخاب کنید که طبقه‌بندی شخص آن پایین‌تر از طبقه‌بندی نامه باشد، سیستم پیام خطایی مانند شکل زیر نشان می‌دهد.

 

کاربری گزینه ارجاع محرمانه را خواهد دید که دسترسی ثبت ارجاع محرمانه را داشته باشد و کاربران دیگر این گزینه را نمی‌بینند. اگر این گزینه را تیک بزنید، ارجاع محرمانه خواهد بود. در فهرست ارجاعات یک نامه، تنها ارجاع دهنده، ارجاع گیرندگان و سمت‌های مافوق آن‌ها ارجاع‌های محرمانه نامه را خواهند دید. کاربران دیگری که به آن نامه دسترسی داشته باشند، تنها ارجاع‌های غیر محرمانه را می‌بینند. اگر کاربری به ارجاعات محرمانه دسترسی داشته باشد، جانشین او نیز ارجاعات محرمانه را می‌بیند.

توجه کنید که ارجاع محرمانه به طبقه‌بندی نامه که ممکن است محرمانه باشد و یا نباشد، ربطی ندارد. 

نكته: در کارتابل‌های اصلی، پیگیری، ارجاعات در دست اقدام، ارجاعات منتظر تایید من، ارجاعات منتظر تایید ارجاع دهنده، ارجاعات تایید شده، بخش ارجاعات پوشه‌های کاری، در ستون ارجاع محرمانه هر ارجاعی که محرمانه باشد، نشان   دیده می‌شود.

نكته: در ارسال الکترونیکی نامه که گزینه ارجاعات وجود دارد، اگر آن گزینه انتخاب شود، ارجاعات محرمانه ارسال نمی‌شود.

ارجاع دهنده با تعيين نوع ارجاع، انتظاري را كه از ارجاع گيرنده دارد بيان مي‌كند. بعضي از انواع ارجاع كه اقدامي است، از ارجاع گيرنده مي‌خواهد كاري را انجام دهد. اما بعضي از انواع ارجاع كه غير اقدامي است، مستلزم كاري از طرف ارجاع گيرنده نيست بلكه براي اطلاع او است. با دقت در عنوان‌هاي ارجاع در فهرست كشويي، مي‌توانيد ارجاعات اقدامي را تشخيص دهيد. مقدار پیش‌فرض نوع ارجاع، مقداری است که شما در مقادیر پیش‌فرض اطلاعات پایه تعیین کرده‌اید و اگر تعیین نکرده باشید، مقداری است که در تنظیمات سطح سیستمی تعیین شده است، اما می‌توانید آن را تغییر دهید.

نوع ارجاع مناسب را از فهرست كشويي تعيين كنيد.

فوريت زماني است كه ارجاع گيرندگان بايد رعايت كنند. هركدام از ارجحيت‌ها زمان معيني دارد كه در اطلاعات پایه تعیین شده است و پيش از سررسيد آن، ارجاع گيرنده بايد ارجاع را مشاهده كرده (براي ارجاع غير اقدامي) و يا اقدامي را كه خواسته شده (براي ارجاع اقدامي) انجام داده و خاتمه کار کرده باشد. اگر تنها یک نامه برای ارجاع انتخاب شده باشد، ارجحیت پیش‌فرض، مقداری است که در ثبت مشخصات نامه انتخاب شده است. اگر بیش از یک نامه برای ارجاع انتخاب شده باشد، ارجحیت پیش‌فرض، مقدار اولین ردیف در فهرست انواع ارجحیت در اطلاعات پایه است، اما می‌توانید آن را تغییر دهید.

ارجحيت را از فهرست كشويي تعيين كنيد.

زماني است كه ارجاع گيرنده بايد پيش از آن، ارجاع اقدامی را اعلام خاتمه کار كرده و ارجاع اطلاعی را مشاهده  كرده باشد. اگر این فیلد را خالی بگذارید، سیستم زمان تعیین شده در ارجحیت را بر زمان ارجاع افزوده و به عنوان مهلت تعیین می‌کند. اگر زمان مهلت را تعيين كنيد، اين زمان جايگزين زماني خواهد شد كه با توجه به ارجحيت حساب می‌شود. نزدیک به سررسید و یا تأخیری شدن ارجاع بر مبنای این زمان است.

اگر مي‌خواهيد، تاريخ و ساعت مهلت را تعيين كنيد.

زمانی که ارجاع گیرنده پس از دریافت ارجاع فرصت دارد که روی ارجاع اقدام کرده و یا آن را مشاهده کند.

اگر مي‌خواهيد، تاريخ و ساعت شروع اقدام را تعيين كنيد.

زمان شروع اقدام بايد پس از زمان ارجاع باشد.

هنگام ارجاع نامه، مي‌توانيد يك نسخه از نامه‌اي كه ارجاع داده مي‌شود را در يك يا چند تا از پوشه‌هاي كاري كه براي خود تعريف كرده‌ايد بگذاريد. تمام پوشه‌هاي كاري شما در صفحه ارجاع نشان داده مي‌شود. با زدن تيك روي مربع هركدام از پوشه‌های کاری، پس از ثبت ارجاع، اگر از یکی از کارتابل‌ها و یا بخش ارجاعات یک پوشه، یک ارجاع انتخاب شده باشد، يك نسخه از آن ارجاع، در بخش ارجاعات و اگر از صفحه نتیجه جستجو و یا بخش نامه‌های یک پوشه، یک نامه انتخاب شده باشد، یک نسخه از نامه در بخش نامه‌های آن پوشه‌هاي كاري گذارده مي‌شود.

متني كه ارجاع دهنده خواسته خود را از ارجاع گيرنده مشخص مي‌كند.

برای این که نشان داده شود، باید در عبارت‌هاي ارجاعي حداقل یک متن نوشته باشید. اگر مي‌خواهيد پي‌نوشت بنويسيد، روي نشان  كليك كنيد تا فهرست عبارت‌هاي ارجاعي که به ترتیب الفبا مرتب شده است باز شود. روي هركدام از آن‌ها كليك كنيد، آن عبارت در مستطيل پي‌نوشت درج شده و فهرست بسته مي‌شود. اگر بخواهيد بيش از يك عبارت ارجاعي را درج كنيد، پس از درج هر عبارت دگمه Enter از صفحه كليد را بزنيد و سپس عبارت بعدي را انتخاب كنيد و گرنه عبارت بعدي به دنبال عبارت قبلي مي‌آيد. هم‌چنين مي توانيد در هر كجاي يك عبارت ارجاعي متن مورد نظر خود را تايپ كنيد. در پی‌نوشت، حداکثر می‌توانید 1000 حرف و یا فاصله (Space) تایپ کنید.

متني كه تنها ارجاع دهنده و ارجاع گيرنده خواهند ديد و كاربران ديگري كه به ترتيبي به نامه دسترسي دارند، آن را نخواهند ديد.

اگر خواسته باشيد يادداشت اختصاصي بنويسيد، بايد آن را تايپ كرده و يا با كليك روي نشان از عبارت‌هاي ارجاعي انتخاب كنيد. اگر شما دسترسی درج یادداشت اختصاصی را نداشته باشید، نمی‌توانید در آن مستطیل تایپ کنید و  نشان نیز کنار آن دیده نخواهد شد.

نكته: ارجاع گيرنده مي‌تواند يادداشت اختصاصي را از روي ارجاع حذف كند.

نكته: در ارسال الکترونیکی نامه که گزینه ارجاعات وجود دارد، اگر آن گزینه انتخاب شود، یادداشت اختصاصی از روی ارجاع برداشته می‌‌شود.

 

کاربری این زمان را خواهد دید که دسترسی تعیین زمان ارجاع را داشته باشد. زماني است كه سيستم ارجاع را انجام مي‌دهد.

اگر مي‌خواهيد، اين زمان را تعيين كنيد. اين زمان بايد از زمان جاري بعدتر و از زمان‌هاي مهلت و شروع اقدام قبل‌تر باشد. اگر این زمان را خالی بگذارید، زمان ارجاع همان زمانی است که روی دگمه ارجاع کلیک کنید.

 

اگر ارجاع گيرندگان به سوابق نامه‌اي كه ارجاع مي‌شود دسترسي نداشته باشند، با زدن تيك روي این گزينه، بدون آن كه سوابق ارجاع شود، ارجاع گیرندگان به سوابقی از نامه دسترسی پیدا می‌کنند که ارجاع دهنده به آن‌ها دسترسی دارد. نامه‌هاي پيش‌نويس جزو سوابق نخواهد بود. وضعیت پیش‌فرض این گزینه در تنظیمات سطح سیستمی تعیین می‌شود.

اگر خواستيد اين گزينه را تيك بزنيد.

ممكن است همين نامه‌اي كه به كسي ارجاع مي‌دهيد، چند بار ديگر به شما ارجاع شده باشد. با زدن تيك روي گزينه‌ اعلام خاتمه کار همه ارجاعات اقدامی، هركدام از آن ارجاع‌هاي ديگر كه اقدامی باشد، به طور خودکار اعلام خاتمه كار شده و در مقابل نام ارجاع دهنده تاریخ خاتمه کار درج می‌شود.

با انتخاب اين گزينه، اگر نامه در كارتابل اصلي ارجاع دهنده باشد، از آن کارتابل خارج مي‌شود. اين نامه را مي‌توان با جستجوي نامه پيدا كرد.

اگر خواستيد، اين گزينه را تيك بزنيد.

نكته: اگر نامه‌اي از كارتابل اصلي در يكي از كارتابل‌هاي ديگر و يا در پوشه كاري كپي شده باشد و نامه كپي شده ارجاع شود، بازهم نامه از كارتابل اصلي خارج مي‌شود، نه از كارتابل ديگر و يا پوشه كاري كه از آن ارجاع شده است.

نكته: اگر خواستيد ارجاعي را كه از كارتابل اصلي خارج شده است به كارتابل اصلي برگردانيد، ابتدا با جستجو نامه را پيدا كنيد و سپس با كليك روي گزينه ارجاعات، فهرست ارجاعات آن نامه را باز كنيد. ارجاع مورد نظر را پيدا كنيد و روي نشان   در سمت راست و بالاي آن ارجاع كليك كنيد. با اين كار آن ارجاع به كارتابل اصلي برگشته و جاي آن را نشان مي‌گيرد. با كليك روي اين نشان، پس از تأييد پيام هشدار، ارجاع از كارتابل اصلي خارج شده و دوباره نشان ديده مي‌شود.

 

نكته: اگر براي ارجاع، نامه را با شناسه جستجو كرده و گزينه خروج از كارتابل اصلي تيك خورده باشد، تمام نامه‌هاي با آن شناسه كه در كارتابل اصلي باشد، از آن كارتابل خارج مي‌شود. اگر نامه را با شماره پيگيري جستجو كنيد نيز، خروج نامه از كارتابل اصلي به همين ترتيب است.

با انتخاب اين گزينه‌ يك نسخه از ارجاعي كه هركدام از ارجاع گيرندگان دريافت كرده‌اند، در كارتابل پيگيري ارجاع دهنده گذارده مي‌شود. اگر یک گروه سمت‌ها ارجاع گیرنده باشد، از هر ارجاعی که یک عضو گروه دریافت کند یک نسخه در کارتابل پیگیری ارجاع دهنده درج می‌شود. وضعیت پیش‌فرض این گزینه در تنظیمات شخصی/سمتی تعیین می‌شود.

اگر خواستيد اين گزينه را تيك بزنيد.

با كليك روي نشان ، در همان راستا و سمت چپ دو نشان  و   و زيرشان يك جدول خالي نمايان مي‌شود. با كليك روي نشان  صفحه الصاق فايل باز مي‌شود و مي‌توانيد به ارجاع، فايل پيوست كنيد. پس از بستن صفحه الصاق فايل، نشان  به شكل  در مي‌آيد و تعداد فايل‌ها دركنار آن نوشته مي‌شود. هم‌چنين نام فايل‌هاي الصاق شده مانند شكل زير در جدول درج مي‌شود.

براي حذف فايل الصاق شده، آن را انتخاب و روي نشان  كليك كنيد. با كليك روي نشان  مي‌توانيد فايل الصاق شده را در كامپيوترتان ذخيره كنيد.

هر تعداد فايل را كه مي‌خواهيد به ارجاع الصاق كنيد.

با قلم نوري و يا ماوس مي‌توانيد در مستطيل كنارش پي‌نوشت بنويسيد. براي آن كه بتوانيد با قلم نوري بنويسيد، بايد:
الف - در تنظيمات عمومي سيستم برنامه اس وي جي را بارگذاري كرده باشيد
ب - در تنظيمات شخصي/ سمتي، گزينه قلم نوري غير فعال شود تيك نخورده باشد.

اگر مي‌خواهيد، با قلم نوري پي‌نوشت بنويسيد.